Kunda Nordic Tsement koostöös Itella Informationiga käivitas uue arveldussüsteemi
31.05.2011
Kunda Nordic Tsement AS käivitas uue arveldussüsteemi ja läks üle ostuarvete elektroonsele menetlusele koostöös informatsioonilogistika ettevõttega Itella Information. Ostuarvete elektroonne menetlus vabastab raamatupidajad mehaanilisest arvete sisestamise tööst.
Kõik Kunda Nordic Tsemendi ostuarved, olenemata formaadist (paberarved, PDF-arved, e-arved) viiakse elektroonsele kujule ja suunatakse digitaalsesse ostuarvete menetlemise keskkonda. Kogu arvete majasisene menetlus, nende ülevaatamine ja kinnitamine käib nüüd digitaalselt.
Mari-Liis Sillaste, Kunda Nordic Tsemendi tööstuskontrolör: "Otsustasime üle minna ostuarvete elektroonsele menetlemisele peamiselt seetõttu, et hoida kokku arvete kinnitajate ja arveinfo kasutajate aega. Arvete autoriseerijate ning arvel oleva info kasutajate arv on meil ettevõtte spetsiifika tõttu suur - Kunda tehasealal paikneb mitu kontorit ning üks kontor on ka Tallinnas. Seetõttu võttis varem arvete kinnitusring ja paberarve arhiivist otsimine rohkem aega. Nüüd on võimalik kõik vajalikud toimingud ära teha operatiivselt oma töölaua taga ja vajadusel ka kodus või autos, kuna lahendus on veebipõhine.
Peamist kasu näemegi selles, et inimestel jääb nüüd veidi rohkem aega oma muu töö tegemiseks, kuna iga arve pilt ja kinnitamine on sisuliselt klahvivajutuse kaugusel. Meie ettevõtte näitel ei ole olnud raamatupidajate ajavõit oluline, kuna ka otse raamatupidamistarkvarasse arveinfot sisestades oli protsesse võimalikult palju automatiseeritud.
Meie partnerite jaoks muutus see, et nüüd on olemas üks konkreetne kanal ja viis, kuidas arveid meile elektrooniliselt saata. Lisaks on olenevalt meie hankijate poolt kasutatavatest süsteemidest, nüüd osadel nendest võimalik saavutada kokkuhoid arve trükkimiseks ja postitamiseks läinud kulu arvelt.
Üleminekul ostuarvete elektroonsele menetlemisele otsustasime kasutada just Itella Informationi teenuseid, kuna neil on pikaajaline rahvusvaheline kogemus antud valdkonnas. Lisaks on Itellal tugevate spetsialistidega esindus Eestis ning tänaseks juba suhteliselt suur kliendibaas, kuhu kuulub ka meie hankijaid. See omakorda võimaldab meil nende arved otse e-arvetena süsteemi saada."
Karl-Eric Schneider, Itella Informationi tegevjuht: „Elektroonne arvete menetlus kogub ettevõtete seas jõudsalt populaarsust, sest sellega hoitakse kokku aega ja raha. Mõlemat, millest on pidev puudus. Esimene samm kulude vähendamise suunas on paberarvete digiteerimine, peale seda saab palju tegevusi automatiseerida. Itella digiteerimisüksus on tänaseks kasvanud üheks suuremaks Eestis, kus muudetakse elektroonseks ligi 5 miljonit dokumenti aastas."
Andres Lilleste, Itella Informationi e-teenuste tootejuht: „Tänu ostuarvete elektroonsele menetlusele muutub arveldusprotsess Kunda Nordic Tsementi jaoks kiiremaks ja ülevaatlikumaks. Ostuarve andmed imporditakse automaatselt finantssüsteemi ning käsitsi sisestatavaid andmeid on minimaalselt. Ostuarvete kinnitamine, konteerimine ja maksmine toimuvad digitaalselt ja see omakorda tähendab vähem vigaseid või ületähtaja arveid."